Opłata za udzielenie informacji o użytkowniku przedmiotu leasingu a VAT: ta kwestia budzi sporo pytań wśród przedsiębiorców korzystających z leasingu. Problem najczęściej pojawia się wtedy, gdy leasingodawca otrzymuje wezwanie od policji, straży miejskiej lub zagranicznego organu dotyczące wykroczenia drogowego.

W takiej sytuacji konieczne staje się wskazanie osoby korzystającej z pojazdu, a firma leasingowa często nalicza za tę czynność dodatkową opłatę. Powstaje więc pytanie, czy taka opłata administracyjna podlega VAT oraz jak prawidłowo rozliczyć ją w firmie.

W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest opłata za udzielenie informacji o użytkowniku pojazdu, kiedy leasingodawca może ją naliczyć oraz czy podlega ona VAT. Sprawdzimy również, czy przedsiębiorca może odliczyć podatek, zaliczyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodu oraz czym różni się ona od innych opłat występujących podczas trwania umowy leasingu.

Czym jest opłata za udzielenie informacji o użytkowniku przedmiotu leasingu?

W przypadku leasingu właścicielem pojazdu zawsze pozostaje leasingodawca. To właśnie do niego trafiają wszelkie wezwania związane z wykroczeniami drogowymi, opłatami parkingowymi czy przejazdami płatnymi odcinkami dróg. Gdy organ zwraca się o wskazanie osoby korzystającej z pojazdu, leasingodawca musi przekazać odpowiednie dane. Taka informacja o użytkowniku pojazdu wymaga obsługi administracyjnej, dlatego wiele firm nalicza dodatkową opłatę.

Najczęściej jest ona określana jako opłata za udostępnienie danych, opłata za wskazanie użytkownika pojazdu lub po prostu opłata administracyjna. Podstawą jej pobrania jest zazwyczaj umowa leasingu albo tabela opłat i prowizji obowiązująca przez cały okres umowy leasingu.

Nie ma znaczenia, czy przedmiot leasingu stanowi auto użytkowane tylko prywatnie przez przedsiębiorcę, czy samochodu osobowego używanego wyłącznie w firmie. Jeżeli pojawia się konieczność przekazania danych, finansujący może naliczyć przewidzianą w umowie opłatę.

Sprawdź atrakcyjne finansowanie OTOMOTO Lease

Kiedy leasingodawca nalicza opłatę za przekazanie danych użytkownika?

Najczęściej dzieje się to wtedy, gdy do firmy leasingowej trafia:

  • wezwanie z policji,
  • wezwanie ze straży miejskiej,
  • pismo od zagranicznego organu,
  • informacja o nieopłaconym przejeździe płatnym odcinkiem drogi,
  • wezwanie dotyczące wykroczenia drogowego.

W każdej z tych sytuacji finansujący ustala, kto był użytkownikiem pojazdu w danym momencie i przekazuje organom wymagane informacje.

Warto pamiętać, że zarówno leasing operacyjny, jak i leasing finansowy opierają się na podobnej zasadzie własności pojazdu. Do czasu zakończenia finansowania właścicielem pozostaje finansujący, dlatego to właśnie on odpowiada na wezwania kierowane do właściciela pojazdu.

Część firm dokumentuje taką czynność fakturą VAT, a część uznaje ją za czynność pozostającą poza zakresem opodatkowania. Z tego powodu przedsiębiorcy spotykają się z różnymi sposobami rozliczenia tej samej opłaty.

Czy opłata za udzielenie informacji o użytkowniku podlega VAT? Aktualne stanowisko organów i sądów

Przez długi czas urzędnicy skarbowi upierali się, że udzielenie informacji to element składowy usługi głównej, jaką jest odpłatne używanie auta. Twierdzili, że jako użytkownik pojazdu płacisz za przedmiot leasingu, to każda usługa dodatkowa dzieli los podatkowy raty leasingowej.

Sądy administracyjne (w tym Naczelny Sąd Administracyjny) oraz najnowsze interpretacje podatkowe mówią jednak już zupełnie coś innego. Informacja o użytkowniku pojazdu przekazywana na żądanie policji to realizacja przymusowego obowiązku publicznoprawnego, a nie komercyjna usługa dla klienta. Zgodnie z prawem, czynność ta nie podlega pod podatek VAT. Jeśli więc dostałeś fakturę z VAT, pamiętaj, że według sądów jest to działanie niepoprawne.

Czy od tej opłaty można odliczyć VAT?

Skoro sądy uważają, że ta opłata administracyjna w ogóle nie powinna zawierać podatku VAT, to pojawia się pułapka. Według polskiego prawa użytkownik pojazdu nie może odliczyć podatku z faktury, która dokumentuje czynność niepodlegającą opodatkowaniu. Jeśli twój finansujący uparcie dolicza 23% VAT, bezpieczniej jest nie odliczać tej kwoty, aby uniknąć problemów podczas kontroli.

Warto pamiętać, że jeśli urząd skarbowy uzna czynność za niepodlegającą VAT, z wystawionej faktury nie przysługuje prawo do odliczenia podatku w żadnej części (0%). Stosowanie limitów 50% lub 100% VAT (właściwych dla kosztów eksploatacji samochodu), jest w tym przypadku błędem. Zgodnie z przepisami faktura dokumentująca czynność niepodlegającą opodatkowaniu nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Opłata za informację o użytkowniku a koszty uzyskania przychodu

Czy ten wydatek to legalny koszt podatkowy? Żeby wrzucić coś w ciężar firmy, musisz wykazać, że wydatki poniesione na ten cel pomagają wygenerować uzyskany przychód lub zabezpieczają źródła przychodów.

Zapamiętaj: Sam mandat za złamanie przepisów drogowych nigdy nie jest kosztem firmowym!

Co z opłatą za wskazanie kierowcy? Choć wynika ona z faktu popełnienia wykroczenia, to sama opłata administracyjna jest technicznym kosztem obsługi umowy. Urzędnicy skarbowi coraz częściej stoją na stanowisku, że to koszt osobisty sprawcy wykroczenia, a nie biznesowy. Bezpieczniej jest traktować ten wydatek jako NKUP (koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodu). Jeśli jednak zdecydujesz się ująć tę opłatę w kosztach podatkowych, stanowi ona wydatek w 100% (a nie 75%). Limit 75% dotyczy wyłącznie wydatków powiązanych z bieżącą eksploatacją i używaniem pojazdu (np. paliwa, serwisu czy myjni). Opłata za przekazanie danych jest natomiast opłatą administracyjną wynikającą z obsługi umowy leasingowej.

Opłata za udzielenie informacji o użytkowniku przedmiotu leasingu VAT
Zdjęcie: cookie_studio na Magnific.com

Jak ta opłata różni się od typowych dodatkowych opłat leasingowych w VAT i PIT?

Większość dodatkowych kosztów związanych z leasingiem nie budzi większych wątpliwości podatkowych.

Typowe opłaty leasingowe obejmują między innymi:

  • aneksy do umowy,
  • cesję leasingu,
  • zmianę harmonogramu,
  • wydanie dodatkowych dokumentów,
  • zgody na wyjazd za granicę.

Takie opłaty leasingowe są bezpośrednio związane z realizacją umowy i zwykle podlegają opodatkowaniu VAT.

W przypadku opłaty za przekazanie danych sytuacja wygląda inaczej. Nie jest to świadczenie zamówione przez klienta, lecz odpowiedź na wezwanie organu. Właśnie dlatego pojawiają się rozbieżności dotyczące sposobu opodatkowania.

Warto również pamiętać, że leasing jest umową dotyczącą oddania rzeczy do korzystania za wynagrodzeniem. Oznacza to odpłatne używanie składnika majątku przez przedsiębiorcę. W trakcie trwania umowy przedmiot leasingu pozostaje własnością finansującego, a leasingobiorca korzysta z niego zgodnie z warunkami, jakie określa umowa leasingu.

W praktyce opłata za wskazanie użytkownika nie ma wpływu na wysokość wartości samochodu osobowego, nie wpływa również na wysokość miesięcznej raty leasingowej ani na standardowe koszty eksploatacji samochodu. Stanowi natomiast dodatkowy wydatek wynikający z obsługi administracyjnej umowy.

Podsumowanie – Opłata za udostępnienie danych a koszt podatkowy

Analizując zagadnienie, jakim jest opłata za udzielenie informacji o użytkowniku przedmiotu leasingu a VAT, warto trzymać rękę na pulsie. Choć leasingobiorca podpisując umowę godzi się na dodatkowe opłaty przewidziane przez leasingodawcę, przepisy podatkowe nie zawsze nadążają za praktyką rynkową. Aktualne orzecznictwo wskazuje, że tego typu opłata co do zasady nie powinna być objęta VAT, a możliwość zaliczenia jej do kosztów firmowych nadal budzi wątpliwości.

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i korzystasz z leasingu, warto każdorazowo przeanalizować sposób rozliczenia takiego wydatku. Najprostszym sposobem na uniknięcie podobnych problemów pozostaje jednak przestrzeganie przepisów drogowych i unikanie sytuacji, które mogą skutkować koniecznością przekazywania danych użytkownika pojazdu.

Grzegorz Baumgart

Z branżą finansową i motoryzacyjną związany jestem od ponad 18 lat. Zawodowo pomagam dealerom oraz komisom samochodowym w promowaniu ich biznesu i efektywnej sprzedaży pojazdów jako doradca klienta biznesowego w Otomoto.

Udostepnij:

Otomoto.pl News to najnowsze informacje i aktualności motoryzacyjne oraz baza wiedzy na temat modeli, marek i danych technicznych. Chcesz być na bieżąco? Obserwuj nas w Google News.

Obserwuj nas na Google NewsDodaj do źródeł Google

Jak zaksięgować ubezpieczenie GAP w leasingu?