KSeF a tankowanie – kiedy dostaniesz fakturę papierową, a kiedy nie?

Od 1 lutego 2026 r. faktury miały masowo trafić do Krajowego Systemu e-Faktur. Przy tankowaniu rzeczywistość jest jednak bardziej skomplikowana. Przedsiębiorca może nadal dostać papierową fakturę albo PDF, którego nie zobaczy w KSeF. Kluczowe jest nie logo stacji, lecz to, kto jest formalnym sprzedawcą paliwa i jaki ma obrót.

• Na wielu stacjach nadal dostaniesz papier lub PDF, zamiast faktury w KSeF.
• O wszystkim decyduje właściciel stacji, a nie logo sieci.
• Paragony z NIP dalej działają jak uproszczona faktura.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, przez którą mają przechodzić ustrukturyzowane faktury VAT pomiędzy firmami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF objął największe podmioty – te, które w 2024 r. miały obrót przekraczający 200 mln zł. W praktyce dotyczy to m.in. wielkich koncernów paliwowych, sieci handlowych i dużych przedsiębiorstw. Nie oznacza to jednak, że każda faktura za paliwo automatycznie ląduje w KSeF. Na stacjach nadal działają kasy fiskalne, a przepisy dopuszczają różne formy dokumentowania sprzedaży – także po 1 lutego.

Dlaczego nie wszystkie stacje muszą już wystawiać faktury w KSeF?

Nie każda stacja z logo dużej sieci należy bezpośrednio do koncernu. Wiele punktów działa na zasadzie franczyzy. Formalnym sprzedawcą paliwa jest wówczas lokalny przedsiębiorca – np. „FHU Jan Kowalski”, a nie wielka korporacja.

Tymczasem większość franczyzobiorców prowadzi jedną, czasem dwie stacje. Ich roczne obroty zwykle mieszczą się w przedziale kilkunastu–kilkudziesięciu milionów złotych, oznacza to, że nie przekraczają progu 200 mln zł. Dlatego takie podmioty nie muszą wystawiać faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. Będą do tego zobowiązane dopiero od 1 kwietnia 2026 r. Do tego czasu mogą legalnie wystawiać faktury papierowe lub PDF.

Efekt? Na jednej stacji tej samej sieci zobaczysz fakturę w KSeF, a kilka kilometrów dalej – tylko papier lub PDF. Decyduje forma własności stacji, a nie szyld.

Nawet po pełnym wejściu KSeF paragony zostaną

KSeF nie likwiduje paragonów. Do końca 2026 r. stacje paliw mogą nadal sprzedawać paliwo przez kasę fiskalną, a przedsiębiorca dostaje paragon. Co ważne, paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto może pełnić funkcję uproszczonej faktury VAT i dawać prawo do odliczenia podatku. Takie dokumenty nie trafiają do KSeF i nie będą tam trafiać nawet po pełnym wdrożeniu systemu.

W praktyce oznacza to, że do końca 2026 r. na stacjach paliw niewiele się zmieni. Przedsiębiorcy będą musieli pilnować dokumentów w dwóch miejscach. W KSeF oraz we własnym systemie księgowym, mailu albo segregatorze. Przez najbliższe miesiące będą funkcjonować w modelu mieszanym – część faktur w systemie fiskusa i poza nim, czyli jak dotychczas.

KSeF nie obejmuje osób prywatnych

Przy tankowaniu prywatnego auta nadal obowiązuje zwykły paragon. W takiej sytuacji KSeF w ogóle nie ma zastosowania. System został zaprojektowany wyłącznie dla obrotu między przedsiębiorcami (B2B), czyli transakcji pomiędzy podatnikami VAT.

Oznacza to, że kierowca tankujący „na siebie” pozostaje całkowicie poza KSeF. Nie musi się do niego logować, nie zakłada tam konta i nie znajdzie w nim swoich zakupów. Paragon pełni dla niego wyłącznie funkcję dowodu zakupu – np. na potrzeby reklamacji – a nie dokumentu księgowego w rozumieniu VAT.